TeleCalendar is een SaaS-planningsplatform voor salesteams. Achter dat platform staat een team dat, naast hun andere taken, alle supportvragen handmatig beantwoordde. Dat kostte 10 uur per week. Met een AI-agent die conceptantwoorden opstelt, is dat teruggebracht naar 2 uur.
Hetzelfde probleem dat elke groeiende SaaS heeft
De meeste vragen die binnenkwamen bij TeleCalendar hadden een standaardantwoord. Dezelfde vragen als in de FAQ. Voor het team betekende dat: vragen opzoeken in de FAQ, standaardantwoord kopiëren, aanhef aanpassen en mail versturen.
Het reageren op die simpele vragen kostte Rob Koopman en zijn team tien uur per week.
Wat er gebouwd is
Een AI support agent die de volledige flow van vraag naar conceptantwoord overneemt. De medewerker checkt het concept, past eventueel iets aan, en verstuurt.
- Klant stuurt een vraag via het supportkanaal
- De agent analyseert de vraag en vergelijkt hem met de kennisbank van TeleCalendar
- Automatisch wordt er een kant-en-klaar conceptantwoord opgesteld
- De medewerker opent het concept, past eventueel iets aan, en verstuurt
- Vragen buiten de kennisbank worden gemarkeerd voor handmatige afhandeling
Van 10 naar 2 uur: wat het oplevert
Van 10 naar 2 uur per week aan support, bij hetzelfde kwaliteitsniveau. Of beter, want de responstijd is nu consistent. Medewerkers hoeven niet meer vanaf nul te beginnen bij elke vraag. Ze checken, passen aan waar nodig, en sturen. De echte uitzonderingen krijgen de aandacht die ze verdienen.
"Je ondersteuning is heel persoonlijk, dat is fijn."