Dit softwarebedrijf voor ondernemers haalde een deel van zijn demo-gesprekken binnen via Instagram. De eigenaar voelde dat het sneller kon: de menselijke setter die ze in dienst hadden reageerde soms een hele dag niet, waardoor leads afkoelden. Met een AI setter die in minder dan een seconde reageert, steeg het aantal ingeplande demo-gesprekken in de eerste week al met factor drie.
Leads zijn warm op het moment dat ze reageren, niet de volgende ochtend
Dit bedrijf maakt software voor ondernemers en haalt klanten binnen via demo-gesprekken. Instagram was een actief kanaal: er kwamen regelmatig DM's binnen van geinteresseerden die meer wilden weten.
Het probleem was niet de hoeveelheid leads. Het was de timing. Een lead die een DM stuurt is maximaal warm op dat moment. Als er pas de volgende ochtend een reactie komt, is die warmte weg. De lead is verder gegaan, heeft elders een gesprek ingepland, of is simpelweg afgehaakt.
Altijd een mens tussen lead en antwoord
De opvolging van Instagram-leads was niet consistent en nooit direct. Er zat altijd een mens tussen die de DM moest zien, beoordelen en antwoorden. Mensen zijn niet 24/7 beschikbaar.
Het gevolg: leads die warm binnenkwamen, koelden af voordat ze een demo hadden geboekt. Een menselijke setter reageert misschien beter in bepaalde randgevallen, maar de AI reageert altijd direct, en dat is precies wanneer een lead het meest ontvankelijk is.
Wat er gebouwd is
Een AI setter die Instagram-DM's direct oppakt, kwalificatievragen stelt, en leads naar een demo-boeking begeleidt. De agent is getraind op de specifieke context van het bedrijf en kan menselijk communiceren.
Wat de agent slim maakt: hij houdt bij welke informatie hij al heeft. Als een lead eerder al heeft verteld wat hij doet of hoeveel mensen in zijn bedrijf werken, stelt de agent die vraag niet opnieuw. Dat voelt menselijk, en dat is precies waarom het werkt.
- Lead stuurt een DM op Instagram
- Agent reageert binnen 1 minuut, altijd, ook 's nachts en in het weekend
- Kwalificatievragen worden gesteld op basis van wat nog niet bekend is
- Bekende informatie wordt hergebruikt, zodat leads zich niet herhaald voelen
- Gekwalificeerde lead wordt naar een demo-boeking begeleid
3x meer demo's in de eerste week
In de eerste week na de livegang, nog voor alle optimalisaties, waren er al 3x zoveel demo-gesprekken ingepland. Niet omdat er meer leads binnenkwamen, maar omdat er nu vrijwel geen lead meer afkoelde voordat er contact was.
Een menselijke setter kan in specifieke contexten beter reageren. Maar de AI reageert goed genoeg en doet dat wanneer het er het meest toe doet: direct wanneer de lead het meest warm is.